Китайский производитель крышек: подготовка документации для передачи экспортных прав.

Заказ производителя крышек из Китая не считается завершенным, когда коробки заклеены скотчем. Он завершается, когда физическая отгрузка и документация описывают один и тот же товар. Это кажется очевидным, пока покупатель не получит коммерческий счет-фактуру с одним названием товара, упаковочный лист с другим, этикетки на коробках со старым заказом на покупку и расчет стоимости доставки, основанный на первоначальной оценке, а не на окончательном объеме. Каждый документ может быть правдоподобным по отдельности, в то время как отгрузку в целом невозможно оформить однозначно.

Практическое решение — это досье по передаче отгрузки. Это не папка с приложениями. Это небольшой индексированный документ с указанием владельцев, дат выдачи и одного окончательного статуса для каждого товара, который будет использоваться импортером, брокером, экспедитором или складом. Создавайте его во время производства, а затем фиксируйте после окончательной подсчета коробок. Описанный ниже метод позволяет менеджеру по закупкам использовать его повторно при каждом заказе.

Досье на отгрузку — это не просто выгрузка файлов.

Выгрузка файлов отвечает на вопрос: «Что именно отправляли?» Досье отвечает на вопрос: «Какая версия контролирует отгрузку?» Это различие важно, поскольку экспортная работа создает черновики. Первый упаковочный лист может быть составлен на основе заказа на покупку. Второй появляется после изменения ассортимента. Окончательная версия создается после упаковки, когда известны чистый вес, общий вес и размеры коробки. Хранение всех трех вариантов без указания статуса может привести к отправке неправильного документа.

В начале документа разместите титульный лист. На нем должны быть указаны номер заказа, количество моделей, количество единиц, количество коробок, способ транспортировки, дата готовности, экспедитор и лицо, уполномоченное на выпуск окончательной упаковки. Покупатель должен иметь возможность открыть этот лист и узнать, забронирован ли груз, задержан или выпущен, без необходимости читать переписку по электронной почте.

Создайте главный индекс до окончания производственного процесса.

Индекс превращает разрозненные документы в единый документ для передачи. Каждой записи присваивается простой идентификатор, версия и владелец. Не нужно ждать последней коробки: уже зафиксированные поля, такие как организация покупателя и номер заказа на покупку, можно загрузить заранее. Поля, находящиеся в процессе обработки, остаются помеченными как черновики до завершения упаковки.

Таблица намеренно сделана короткой. Досье, на обновление которого уйдут часы, будет заброшено. Добавляйте вспомогательные записи только тогда, когда они действительно необходимы для назначения, продукта или клиента.

Составьте счет-фактуру производителя крышек (Китай) с подробным описанием продажи.

В коммерческом счете-фактуре должны быть указаны юридические продавец и покупатель, дата и номер счета, заказ на покупку, описание товара, количество, цена за единицу, общая стоимость, валюта, Инкотерм и страна происхождения. Общего описания, например, «кепки», может быть достаточно для внутреннего проекта, но слишком мало для брокера, которому необходимо классифицировать груз. Используйте простые сведения о конструкции: вязаный или тканый материал, состав волокна, является ли изделие головным убором, и предполагаемое название продукта.

Не позволяйте китайской команде производителя крышек угадывать имя импортера по старому заказу. В группах покупателей часто бывает так: одна организация оплачивает, другая импортирует, а третья принимает. Укажите эти роли в инструкции по отгрузке и попросите финансовый отдел утвердить заголовок счета-фактуры до его окончательного оформления. Одно пятиминутное утверждение предотвратит многодневные исправления после отправки.

Составьте упаковочный лист с описанием груза.

Упаковочный лист от китайского производителя крышек — это своего рода карта, определяющая переход от документа к коробке. В нем должны быть указаны номера коробок, стиль или артикул, цвет, размер, количество единиц в коробке, количество коробок, нетто и брутто вес, габариты и общий объем. Для коробок со смешанным ассортиментом необходимо указать конкретный набор, а не просто пометку «разные цвета». Если склад ведет учет запасов по артикулам, то запись о коробке должна быть достаточно подробной, чтобы сотрудники приемки могли проверить ее, не открывая каждую коробку.

Сверьте три итоговые суммы: количество единиц в упаковочном листе с окончательным счетом-фактурой, количество этикеток на коробках с упаковочным листом и фактическое количество коробок с данными в бронировании экспедитора. При любом расхождении остановитесь и объясните разницу на титульном листе. Документально подтвержденная недостача — это приемлемый случай; необъяснимое количество — нет.

Классификация HS должна быть оформлена как обоснованное решение.

Классификация принадлежит импортеру, обычно через таможенного брокера, но факты предоставляет фабрика. Необходимо зафиксировать состав волокна, тип вязаной или тканой конструкции, характер головного убора и любые компоненты, изменяющие описание. Затем в досье следует указать предлагаемый код и ответственного за его оформление. Код, скопированный из предыдущего заказа китайского производителя головных уборов, не является доказательством, особенно если ассортимент включает тканые бейсболки, вязаные шапки и дождевики с покрытием.

Всемирная таможенная организация поддерживает Гармонизированную систему, используемую в качестве общей основы для тарифных расписаний. Национальные органы власти затем применяют свои собственные тарифные линии и интерпретации. Именно поэтому в досье следует указывать, кто подтвердил кодекс, а не представлять предложение завода как универсальное решение.

Отделите подтверждение происхождения от заявления о происхождении.

Надпись «Сделано в Китае» на этикетке — это заявление. Документация о происхождении подтверждает это: где происходило основное производство, какие правила применялись и какие записи поставщиков или производственных процессов подтверждают этот вывод. Для обычной кепки, изготовленной, сшитой, декорированной и упакованной на одной китайской фабрике, документация может быть простой. Программы, которые поставляют корпуса, значки или компоненты за границу, требуют большего внимания.

Храните записи о закупках основных материалов, производственные записи и любые сертификаты, запрашиваемые в рамках торгового соглашения. Покупатель или брокер должны решить, нужен ли официальный сертификат. Завод не должен обещать преференции только потому, что документ можно напечатать.

Перед упаковкой в ​​большие объемы необходимо заморозить данные, подтверждающие правильность нанесения этикетки.

Сфотографируйте каждую этикетку на утвержденном предсерийном образце: этикетку с названием бренда, состав ткани, инструкцию по уходу, страну происхождения, размер, предупреждение и любые маркировки, специфичные для заказчика. Сохраните вместе исправленный макет и фотографию. Текст в PDF-файле может быть правильным, в то время как пришитая этикетка может быть перевернута, скрыта под внутренней лентой или использована неподходящим образом.

Для европейского рынка наименования и маркировка текстильных волокон регулируются Регламентом (ЕС) № 1007/2011. В других странах действуют свои правила, поэтому в досье следует указать рынок и утвержденную покупателем формулировку. Роль китайского производителя крышек заключается в точном воспроизведении утвержденного содержимого и сохранении доказательств того, что было использовано в производстве.

Оформите бронирование как цепочку этапов с указанием даты.

«Отправка в следующую пятницу» — это не план. В записи о бронировании необходимо указать дату готовности груза, перевозчика или консолидатора, порт отправления, пункт назначения, вид транспорта, номер бронирования, время окончания приема грузов на складе или терминале, время окончания приема таможенных документов, предполагаемое время отправления и сторону, доставляющую груз в пункт передачи. Укажите даты в одном часовом поясе и дайте соответствующее обозначение.

Обновляйте цепочку поставок, когда экспедитор меняет крайний срок. Производство может завершиться вовремя, но при этом не успеть на судно, потому что терминал закрывается раньше, чем ожидала команда продаж. На титульном листе следует указать новое событие и его последствия, а не сохранять первоначальную дату ради видимости.

Используйте лист исключений для случаев, которые не согласуются друг с другом.

В хорошем досье могут содержаться исключения. Но скрывать их невозможно. Используйте одну страницу для недостачи, излишков, раздельных поставок, замены коробок, отклонений по весу, исправленных этикеток или документов, ожидающих обработки. Каждая строка должна содержать решение, ответственного и крайний срок. Покупатели могут смириться с недостачей в 12 единиц; они не могут смириться с тем, что обнаружат ее после того, как склад зарегистрирует количество по накладной.

Исключения закрываются с подтверждением. Замена этикетки закрывается фотографией и списком содержимого коробки, а не сообщением «готово» в чате. Пересмотренный упаковочный лист закрывается окончательной редакцией PDF-файла и подтверждением получения покупателем.

Разделите ответственность между импортером, экспедитором и заводом.

Такое разделение предотвращает две распространенные ошибки: требование к заводу принимать юридические решения для импортного рынка и требование от покупателя проверять физические характеристики, которые видны только заводу.

Проведите проверку досье через 72 и 24 часа.

За 72 часа до передачи товара необходимо сверить счет-фактуру, упаковочный лист, этикетки на коробках и итоговые суммы заказа. Убедитесь, что брокер располагает запрошенной информацией о классификации и происхождении товара. За 24 часа до передачи товара представитель производителя крышек в Китае должен проверить только то, что еще может быть отправлено: фактическое количество коробок, детали получения, окончательные документы и открытые исключения. Не следует перестраивать процесс в последний день.

Используйте двух человек. Специалист по мерчандайзингу, создавший файл, читает исходные документы; кто-то вне отдела заказов проверяет итоговые суммы и даты версий. Знание процесса полезно на этапе производства, но опасно на этапе окончательной сверки, поскольку глаз дорисовывает то, что ожидает увидеть.

Как компания QSHeadwear готовит передачу прав на экспорт

QSHeadwear — это компания Dongguan Qisheng Cap and Bag Co., Ltd. Наши команды по изготовлению образцов, пошиву, вышивке, упаковке и контролю качества работают с одним заказом. Перед отправкой мы сверяем запечатанный образец, окончательное количество, ассортимент коробок и этикетки, а затем выставляем счет-фактуру и информацию об упаковке в соответствии с фактической упаковкой. Изготовление стандартных образцов занимает от трех до пяти рабочих дней после согласования спецификации. Изготовление крупных партий обычно занимает от пятнадцати до двадцати дней, а при заказе более 5000 штук — от двадцати пяти до тридцати дней, не считая времени доставки.

Когда покупатель использует собственного брокера, мы передаем ему информацию о конструкции и отгрузке, а решение о классификации оставляем за импортером. Если покупателю требуется помощь в организации экспедирования, мы по-прежнему отображаем этапы оформления заказа в том же файле. Передача информации остается видимой в любом случае.

Обратитесь к китайской команде производителя кепок за последним комплектом.

Отправьте шаблон инструкции по отгрузке вместе с заказом на покупку, а не после производства. Запросите индекс досье, черновик счета-фактуры, формат упаковочного листа, подтверждение этикетки и цепочку учета до последней недели. Этот запрос покажет, есть ли у процесса экспорта ответственный за него человек.

Ознакомьтесь с нашим рабочим процессом OEM и ODM , просмотрите ассортимент головных уборов , изучите руководство по регистрации владельцев OEM-продукции или отправьте информацию о пункте назначения и заказе через страницу контактов . Для справки, Всемирная таможенная организация объясняет Гармонизированную систему , а Таможенно-пограничная служба США описывает основные обязанности импортёров . Ваш брокер должен применять эти принципы к конкретному продукту и месту назначения.

Вопросы, задаваемые покупателями при передаче экспортных товаров.

Когда следует начинать подготовку экспортного досье?

Начинайте сразу после подтверждения заказа на покупку. Немедленно загружайте фиксированные поля, такие как организация покупателя, условия доставки, пункт назначения и артикулы товаров. Сохраняйте поля с количеством, весом и данными бронирования в статусе «черновик» до проверки. Раннее начало превратит последнюю неделю в процесс сверки, а не в поиск документов.

Кто должен утвердить коммерческий счет-фактуру?

Заводской менеджер по продажам должен сформировать товар на основе окончательного заказа, но финансовый отдел покупателя или отдел импорта должны утвердить юридическое лицо, валюту, стоимость и Инкотерм. Брокер может отметить необходимые детали. Утверждение должно быть зафиксировано в окончательной версии, а не предполагаться на основании более раннего проекта.

Может ли завод выбрать код ТН ВЭД?

Завод может предложить код и предоставить информацию о конструкции, волокне и образцах. Импортер остается ответственным за декларирование на своем рынке и должен подтвердить код у квалифицированного брокера или таможенного органа. В досье следует указать ответственного за принятие решения, чтобы предложение не было ошибочно принято за официальное решение.

Что произойдет, если окончательный вес коробки будет отличаться от веса, указанного при оформлении заказа?

Обновите упаковочный лист и уведомите экспедитора до передачи груза. Небольшие изменения могут не повлиять на качество услуги, в то время как более значительные могут сказаться на объеме, стоимости или транспортных документах. Опасная ошибка – оставить предварительную смету без изменений, выдав при этом другой окончательный упаковочный лист.

На каждой коробке должен быть указан каждый наименование товара (SKU) внутри?

Да, если коробки смешанные или если склад-получатель учитывает запасы по артикулам. Для коробок с одним артикулом может быть достаточно четкого указания стиля, цвета, размера, количества и последовательности коробок. В упаковочном листе и маркировке коробки должны использоваться одинаковые идентификаторы, включая ведущие нули или суффиксы.

Какие фотографии этикеток следует включать в досье?

Включите каждую пришитую или наклеенную этикетку в ее окончательном положении, а также общее изображение, показывающее, какой стиль был сфотографирован. Укажите марку, тип волокна, уход, происхождение, размер, предупреждение и информацию о клиенте, если таковая использовалась. Сопоставьте фотографии с утвержденным вариантом макета, чтобы рецензенты могли сравнить текст и его размещение.

Всегда ли требуется сертификат происхождения?

Нет. Требования зависят от места назначения, товара, клиента и от того, предъявляется ли претензия на преференции. Уточните у импортера или брокера, какой сертификат, заявление или подтверждающие документы необходимы. Сохраняйте производственные и материальные записи, даже если с грузом не прилагается официальный сертификат.

Как следует оформлять отгрузку с недопоставкой?

Укажите заказанное, упакованное и выставленное в счете количество, определите затронутый артикул, укажите причину и зафиксируйте решение покупателя об отмене заказа, отгрузке остатка или замене. При необходимости внесите изменения в счет-фактуру и упаковочный лист. Отдельная строка для исключения позволит отслеживать недостачу на этапе приемки.

Что следует проверить за день до передачи груза?

Подтвердите фактическое количество коробок, данные о транспортном средстве или складе для забора груза, номер заказа, окончательные изменения в счете-фактуре и упаковочном листе, маркировку этикеток и коробок, а также все открытые исключения. Избегайте повторного открытия уже принятых решений по продукту. 24-часовая проверка предназначена для проверки фактов, касающихся выпуска, а не для отслеживания хода разработки.

Как долго следует хранить документы, подтверждающие отгрузку?

Соблюдайте правила импортера и страны назначения, договоры с клиентами и собственную политику аудита. Как минимум, храните окончательный пакет документов вместе с заказом на покупку, разрешениями, результатами инспекции и транспортной документацией в течение периода, когда могут возникнуть вопросы, касающиеся таможни, налогов, гарантий или клиента.